Menu

Współpraca

Informacje organizacyjne Kaizen


W ramach współpracy z naszą firmą mogą Państwo wybrać odpowiedni dla siebie pakiet spośród przygotowanych propozycji: BASIC, STANDARD lub COMFORT dla usług księgowych oraz niezależnie dla usług kadrowo-płacowych. Każdy pakiet zawiera w sobie usługi włączone w pakiet oraz możliwość indywidualnego rozliczenia w ramach pakietu, zależnego od liczby dokumentów. Do umowy mogą zostać dołączone także usługi dodatkowe zależne od Państwa indywidualnych potrzeb.

Zasady dostarczania dokumentów

Dokumenty muszą być dostarczone najpóźniej 8 mego każdego miesiąca w formie:
a) Papierowej dostarczonej do biura księgowego, lub
b) Elektronicznie na aplikacji Saldeo
Dodatkowe Informacje i zlecenia tylko mailowo (nie sms/nie telefonicznie)
Dokumenty umieszczamy w Saldeo z sekcji dokumenty w postaci pojedynczych plików.
Po umieszczeniu kompletnej dokumentacji w aplikacji Saldeo – prosimy o informację mailową na adres kaizen@kaizen-plus.pl lub adres mailowy opiekuna Klienta.
Informacja o podatkach (kwotach i terminach) zostanie wysłana do Państwa z aplikacji Saldeo.

Spotkania

Prosimy o wcześniejsze ustalenie terminu spotkań, które nie dotyczące dostarczenia dokumentów.
Odbiór dokumentacji z biura
a. Po zakończeniu rozliczenia rocznego
b. Przechowywanie po wezwaniu Klienta do odbioru dokumentów tylko za dodatkową opłatą za przechowywanie
c. W przypadku potrzeby uzyskania pojedynczego skanu – prosimy pisać na adres mail: kaizen@kaizen-plus.pl

Dodatkowe informacje:

Przy kontaktach z Urzędami prosimy o podanie numer telefonu i imienia i nazwiska osoby która dzwoniła.

Jak i jakie dokumenty dostarczać

  • Faktury /rachunki sprzedaży:
  • Faktury/rachunki zakupu, w tym:
    a. Faktury dokumentujące zakup usług zagranicznych (w tym UE) muszą być dostarczone w z dokumentami za miesiąc którego dotyczą
    b. Faktury dokumentujące dostawy zagraniczne (w tym UE) muszą być dostarczone w z dokumentami za miesiąc którego dotyczą
    c. Faktury dokumentujące usługi budowlane – muszą być dostarczone w z dokumentami za miesiąc którego dotyczą
  • Raport fiskalny miesięczny
  • Dokumenty zakupu – faktury rachunki
  • Potwierdzenia zapłaty ZUS lub firmowy wyciąg bankowy
  • Potwierdzenia zapłat podatków (PIT, VAT, PCC, inne) lub firmowy wyciąg bankowy
  • Potwierdzenia zapłaty faktur walutowych (własnych i obcych) lub firmowy wyciąg bankowy
  • Opłaty bankowe zw. z rachunkiem firmowym lub firmowy wyciąg bankowy
  • Opłaty zw. z kredytem firmowym lub firmowy wyciąg bankowy
  • Potwierdzenie zapłaty faktury typu „Metoda Kasowa” lub firmowy wyciąg bankowy
  • Potwierdzenia wypłat wynagrodzeń lub firmowy wyciąg bankowy
  • Podpisane listy płac i rachunki do umów cywilnoprawnych
  • Inne które dotyczą kosztów i przychodów – np. informacje o uzyskanej nagrodzie w konkursie jeśli dotyczy ona prowadzonej działalności.
  • W przypadku pełnych ksiąg – dostarczanie dokumentów – na każdy wydatek z firmy (z wyciągu bankowego)
    Informacja co powinny zawierać dostarczane dokumenty:
    – oznaczenie datą wpływu dokumentów w formie papierowej. Brak daty opisanej na fakturze oznacza wpływ faktury zgodnie z dniem wystawienia, (biuro nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku VAT w przypadku braku tej daty)
    – wydruk obrazu faktury otrzymanej w formie elektronicznej z adnotacją o dacie wpływu lub mailem w którym zostały dostarczone i oznaczeniu faktury „obraz dokumentu”. Klient ma we własnym zakresie przechowywać otrzymane drogą elektroniczną faktury. Brak daty opisanej na fakturze oznacza wpływ faktury zgodnie z dniem wystawienia, biuro nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenie podatku VAT w przypadku braku tej daty paragony, bilety powinny być opieczętowanie na odwrocie pieczęcią firmową (dotyczy również przejazdów przez autostrady) – jeżeli nie ma miejsca na odwrocie dokument należy trwale przyczepić do czystej kartki i przybić na niej pieczątkę firmową i dodać opis.
    Informujemy, że nie wszystkie paragony stanowią koszt uzyskania przychodu i mogą zostać nieuwzględnione w rozliczeniu podatkowym.
    – opis merytoryczny dokumentu zakupowego z informacją czy koszt jest przeznaczony do odsprzedaży (koszty bezpośrednie sprzedaży) czy na potrzeby firmy do faktury zakupowej dot. eksploatacji samochodu – numer rejestracyjny do faktur walutowych należy dołączać potwierdzenie zapłaty, jeżeli nie są dostarczane wyciągi bankowe faktury oznaczone „metoda kasowa” – potwierdzenie zapłaty dokumenty za usługi gastronomiczne /cateringowe – opis czego dotyczy czy spotkań z Klientami z którymi realizujemy projekt / usługę czy z pozyskaniem kontrahenta/ spotkań technicznych.
    Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym nie było danego typu dokumentów: np. sprzedaży – oświadczenie lub informacja o braku sprzedaży w danym miesiącu
    Informacja o nabywaniu lub nienabywaniu usług z poza kraju lub od kontrahenta spoza kraju jeżeli nie ma dokumentu dostarczonego do Biura w danym okresie
    Informacja o niezapłaconych fakturach pow. 120 dni zarówno zakupowych jak i sprzedażowych
    Wraz z pierwszą fakturą za leasing – kopia umowy leasingu
    Spis z natury wraz z wyceną tzw. remanent – wraz z dokumentami za grudzień